La administración del tiempo es, hoy, una de los temas claves del desarrollo personal, aunque la importancia de esta cuestión no es nueva en absoluto. Bien lo revelan estas palabras:
«Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno, donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos».
Esta cita no es de ningún autor contemporáneo, especialista en el manejo del tiempo, sino de uno de los más célebres escritores del siglo pasado, el francés Víctor Hugo.
Es importante señalar que el buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo. El gran escritor argentino José Ingenieros lo expresó así :
«Nada hay que iguale el valor del tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida».
Si bien el tiempo es la dimensión en la que se crea y se utiliza el dinero, es la propia vida. Además, vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar. No se puede comprar el tiempo para estar con la familia, o los amigos, o para cultivarse internamente.
Por eso, «el tiempo, por lo común, es algo más que dinero».
Porque sea cual sea tu fortuna personal, no podrás comprar un minuto más de tiempo.
“Todos tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos sabemos sacarle verdadero partido. El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. Lo que debemos aspirar es a emplearlo mejor”.
Este es un principio muy importante: no podemos gestionar el tiempo, lo único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj, es decir: organizarnos inteligentemente. Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes :
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El tiempo es el único bien real que tenemos.
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El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy.
Porque EL AYER ES UN CHEQUE SIN FONDOS, EL MAÑANA ES UN PAGARE, pero EL HOY ES EL EFECTIVO QUE DEBEMOS APROVECHAR.
Por lo tanto, «Quien gana tiempo, lo gana todo». No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.
LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y LA VELOCIDAD
La primera cuestión en torno a la administración del tiempo es el concepto de velocidad, que no es sinónimo de hacer las cosas «a los apurones».
La importancia de la velocidad la ilustró Lewis Carroll hace muchos años, con curiosas palabras, y mejor que muchos especialistas, en su obra «ALICIA EN EL PAIS DE LAS MARAVILLAS», cuando dijo :
“TIENE QUE SER MUY RAPIDO PARA MANTENERSE EN EL MISMO PUESTO. PERO SI QUIERE LLEGAR A OTRA PARTE, DEBE IR DOS VECES MAS RAPIDO”.
Ninguna definición actual puede superar esta frase literaria escrita hace tantos años.
EL VALOR DE LOS MINUTOS
Es necesario aprovechar los «cuartos de hora», y hasta los minutos. Debes tener cuidado con los minutos, pues las horas se cuidan solas, decía Lord Chesterfield, autor también de la popular frase :
«APRENDE A CONOCER EL VERDADERO VALOR DEL TIEMPO: NUNCA DEJES PARA MAÑANA LO QUE PUEDES HACER HOY».
Conviene recordar que los minutos perdidos pueden formar un total abrumador al cabo de los años. Si ganamos, por ejemplo, 15 minutos todos los días, administrando mejor nuestro tiempo, al año habremos ganado toda una semana.
UNA VIEJA PLEGARIA INGLESA
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TOMA TU TIEMPO PARA LA AMISTAD – ES EL CAMINO A LA FELICIDAD.
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TOMA TU TIEMPO PARA SOÑAR – ES TU VEHÍCULO PARA LLEGAR A UNA ESTRELLA.
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TOMA TU TIEMPO PARA AMAR Y SER AMADO – ES EL PRIVILEGIO DE LOS DIOSES.
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TOMA TU TIEMPO PARA MIRAR A TU ALREDEDOR – ES UN DÍA DEMASIADO FUGAZ PARA EL EGOÍSMO.
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TOMA TU TIEMPO PARA REÍR – ES LA MÚSICA DEL ALMA.
METODO PARA MANEJAR ADECUADAMENTE EL TIEMPO:
1) Planifica
Haz una lista de objetivos a cumplir. Todos los expertos dicen que los minutos más productivos del día son los dedicados a planificar.
Veinte minutos diarios de planificación, pueden ayudarte a ahorrar una hora diaria.
Hacerlo diariamente te ahorrará cinco horas a la semana, lo cuál significan doscientas cincuenta horas al año, que es lo mismo a dos semanas de tiempo extra para alcanzar tus objetivos.
2) Prioriza
Decide cuáles tareas son las más importantes para que encabecen tu lista, ya que “nada es más fácil que estar ocupado, y nada más difícil que ser efectivo”.
Algunas personas llevan a término todas las tareas posibles que aparecen en su lista, logrando un elevado porcentaje de tareas realizadas, pero su efectividad es baja debido a que las tareas desempeñadas, en su mayoría son de baja prioridad.
3) Agenda
Determina cuándo harás cada una de las tareas pendientes. La clave no es dar prioridad a lo que está en la agenda, sino ordenar en la agenda las prioridades.
4) Haz seguimiento
Haz las cosas de acuerdo a lo planeado y verifica los pasos de cada objetivo.
PREVENIR NO SOLO ES MEJOR QUE CURAR, SINO QUE TAMBIEN ES GANAR TIEMPO.
Si eres prevenido con las crisis y tomas ciertas medidas para evitarlas o enfrentarte a ellas, estarás invirtiendo sabiamente tu tiempo. Las cosas muy rara vez evolucionan hasta el nivel de una crisis sin alguna advertencia previa.
Un poco de previsión y de mantenimiento preventivo, te asegurarán que pasarás tu tiempo dedicado al logro de tus metas, en vez de pasarlo reaccionando a las crisis.
NO CONFUNDAS BUENA ADMINISTRACION DEL TIEMPO, CON APURO…
El apuro, aunque parezca lo contrario, no es muy práctico.
«Voy despacio, pero así nunca des-ando lo andado»’, decía Abraham Lincoln, quien justamente no se caracterizaba por llevar una vida ociosa. Aun así, éste es el aspecto menos importante de «vivir apurado».
La consecuencia más dramática es el daño a la salud. Cardiólogos californianos observaron que los pacientes aquejados de enfermedades cardíacas eran víctimas de la “enfermedad del apuro”.
Su problema se origina en un deseo insaciable de lograr demasiado o de participar en demasiadas cosas en el tiempo disponible.
ESCRIBIR ES UN EXCELENTE RECURSO PARA ORGANIZAR MEJOR TU TIEMPO
Un buen método para la buena administración de tu tiempo, es que escribas las tareas que tienes que realizar, y las vayas encarando una a una.
DIVIDE Y VENCERAS
Al concentrarnos en una sola tarea por vez, no sólo administramos mejor el tiempo, sino que ganamos en eficiencia.
Los ejemplos gráficos de este principio pueden encontrarse hasta en el deporte. Los atletas exitosos saben que deben ejercer una práctica mental específica para funcionar al máximo de sus posibilidades. Un golfista debe ocuparse de cada golpe por separado y no desconcentrarse a causa del grueso error cometido en el agujero anterior, que lo llevó a perder un golpe simple.
Lo mismo se aplica a jugadores de tenis, quienes deben considerar cada jugada como una entidad totalmente diferente, sea un saque magistral que lo condujo a un cinco-cero o una tensionante jugada que le permitirá salvar un match point.
Si aprendes a vivir cada día como una entidad diferente, te liberarás de los contratiempos del pasado y evitarás las atemorizantes expectativas del futuro.
Esta fue la política que adoptó el explorador Robert Swann cuando encabezó la exitosa expedición al Polo Sur. Para protegernos del desaliento, escribió, adoptamos una regla básica: «Cada día era considerado en forma totalmente separada, y por sí mismo”.
Napoleón Bonaparte adjudicaba su increíble capacidad de trabajo al siguiente método o actitud:
“Cuando he terminado con un tema, cierro el compartimiento y abro otro, de manera que mis diversas tareas nunca se superponen y no me producen confusión ni fatiga”.
La regla más esencial para trabajar eficazmente, es hacer cada cosa a su tiempo, a fondo, sin prisa y sin agitación.
DIVIDE Y VENCERAS… CON COLOR
Una forma de mejorar un plan diario consiste en utilizar el color. Escribe en varios colores, o subraya los asuntos a tratar con diversos colores que representen prioridades y niveles de importancia.
LA ADMINISTRACION DEL TIEMPO Y LAS GRANDES FIGURAS DE LA HISTORIA
Quizá no haya excepciones a esta regla : Todo hombre que ha dejado una huella en el mundo, vivió su vida con intensidad, usando el tiempo al máximo de sus posibilidades.
Por citar sólo un ejemplo, veamos el del gran científico Charles Darwin:
Un rasgo de su carácter, era su respeto al tiempo. Jamás olvidada cuán precioso es. Nunca desperdiciaba algunos minutos, si se le presentaban, aún creyendo que no merecían la pena de dedicarlos al trabajo. Todo lo ejecutaba rápidamente, con una especie de ardor contenido.
Solemos pensar o decir : «Sólo faltan diez minutos para ir a comer y no hay tiempo de hacer nada». Sin embargo, con los momentos que el común de las personas desperdicia, labraron su porvenir grandes figuras de la historia.
Enriqueta Beecher Stowe escribió su obra maestra, LA CABAÑA DEL TIO TOM, entre los cotidianos apremios de la vida de familia, y leía diariamente una página de la INGLATERRA de Froude, mientras ponían la mesa para comer.
El gran poeta y escritor norteamericano Henry Longfellow, cuya producción artística es muy numerosa, tradujo el INFIERNO de Dante a intervalos de diez minutos, mientras se calentaba el café, y en esta tarea perseveró años enteros, hasta terminarla.
El gran filósofo y economista John Stuart Mill era dependiente de la «Casa de la India Oriental», y en esas condiciones encontró tiempo para escribir sus más célebres obras.
Cuando Michael Faraday trabajaba en el oficio de encuadernador, empleaba sus descansos en experimentos científicos. Cierta vez escribió a un amigo suyo : «Lo que yo necesito es tiempo, y ojalá pudiese comprar por poco precio las horas, o mejor dicho, los días que los modernos caballeretes malgastan en la ociosidad».
El naturalista alemán Alejandro de Humboldt estuvo tan atareado durante toda su vida, que le era preciso ocuparse por la noche y de madrugada en sus trabajos científicos, mientras los demás dormían.
George Stephenson, el inventor de la locomotora, aprovechaba los instantes como si fuesen granos de oro. Se educó a sí mismo y muchos de sus mejores inventos se engendraron en ratos hurtados al ocio, y aprendió la aritmética por las noches, cuando era maquinista.
El médico Mason Good tradujo al poeta romano Lucrecio mientras iba en su mula a visitar a los enfermos.
Charles Darwin aprovechó, para la mayor parte de sus obras, los pensamientos que escribía en pedacitos de papel, dondequiera que se encontrase.
Jacobo Watt, el célebre inventor de la máquina de vapor, aprendió química y matemáticas mientras estuvo de operario en el taller de un fabricante de instrumentos de precisión.
Si todos estos grandes hombres de la humanidad, supieron aprovechar su tiempo de forma tan eficiente, ¿no crees que deberías aprender a hacer lo mismo?